tugas minggu ke 14 (implementasi operasi dan pengendalian sistem)

Tiga langkah utama dalam implementasi sistem:
(1) membuat rencana dan pengendalian
(2) melaksanakan kegiatan sesuai rencana
(3) menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem baru. Terakhir, sistem yang diimplementasikan harus ditelaah dan dikendalikan

Pembuatan rencana dan pengendalian untuk implementasi
Manajemen proyek mrupakan konsep kunci dalam implementasi sistem.
(1) pemilahan proyek menjadi beberapa tahap
(2) anggaran spesifik untuk setiap tahap
(3) kerangka waktu spesifik untuk setiap proyek.
   
è Pengendalian Keuangan Dalam Sistem Informasi

    Ada perbedaan terpenting adalah bahwa produk informasi seringkasli sulit diukur dan dievaluasi.

    Sistem pembebanan kembali digunakan untuk menagih atau mengalokasikan biaya-biaya kepada para pemakai dalam organisasi. 

    Pandangan umum dalam sistem informasi adalah bahwa ada layanan pendukung dan para pemakai tidak dibebankan untuk itu atau para pemakai hanya harus menerima "awarness alocations".

    Mekanisme pengendalian tersebut harus eksplisit, seperti aturan-aturan operasi dengan jenis-jenis sebagai berikut :

Seluruh pekerjaan dengan > 1000 catatan harus dijalankan setelah jam 3 sore

Seluruh pekerjaan yang membutuhkan 3 atau lebih pita harus dijalankan pada hari sabtu

Seluruh pekerjaan yang membutuhkan 600K atau lebih harus dijelaskan oleh penyelia operasi

    Sistem pembebanan kembali adalah mekanisme yang digunakan untuk mengalokasikan biaya-biaya kepada pemakai dalam organisasi dalam kerangka keseluruhan sistem akuntansi pertanggungjawaban.

    Sistem pembebanan kembali ini dapat menerapkan salah satu dari dua bentuk umum. Yang tercanggih adalah penentuan tarif ditetapkan terlebih dahulu atau beban (harga) untuk layanan umit (seperti menit waktu komputer) dan penagihan atau pembebanan pemakai atas pemanfaatan aktual dengan menggunakan tarif ditetapkan terlebih dahulu tersebut.

Harga Transfer

sistem harga transfer digunakan untuk menghasilkan harga produk dan jasa yang diproduksi secara intern yang diperjualbelikan di antara pusat-pusat biaya dalam organisasi. Situasi ideal dalam teori harga transfer muncu jika seluruh pusat laba sangat independen dan benar-benar otonom dalam hal pengambilan keputusan.

Sistem Pemulihan Biaya
Dalam sistem pemulihan biaya, sistem informasi beroperasi sebagai pusat laba dan menetapkan tarif dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai, bukan untuk tujuan memaksimumkan biayanya sendiri. Meskipun terdapat banyak pendekatan untuk menetapkan tarif berdasar-biaya pendekatan umum adalah dengan memasukkan anggaran pengeluaran sistem informasi ke dalam anggaran pusat biaya.
Lamgkah pertama adalah dengan merealokasikan administrasi sistem informasi dalam anggaran pusat biaya ke kategori-kategori yang dapat dibebankan lainnya. Langkah selanjutnya adalah mengalokasikan angka-angka biaya yang telah direvisi ke setiap pusat biaya sistem informasi untuk aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan dalam setiap pusat biaya. Langkah terakhir adalah mengkalkulasikan tarif pembebanan dengan membagi biaya di anggarkan untuk setiap aktivitas dengan anggaran dan standar pemanfaatan yang diukur melalui beberapa unsur seperti  "jumlah baris dicetak", "jumlah menit digunakan", dan seterusnya.
Salah satu perbedaan adalah bahwa alokasi biaya yang digunakan untuk membuat tarif ditetapkan terlebih dahulu biasanya mencakup aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan secara lebih rinci dalam setiap pusat biaya dibandingkan yang akan digunakan jika biaya-biaya hanya akan dialokasikan setelah terjadi.
Terdapat banyak variasi dalam sistem pembebanan kembali dalam pemulihan biaya. Salah satu variasi yang signifikan adalah memisahkan biaya operasi berjalan dari biaya-biaya pengembangan sistem baru dan pembuatan tarif terpisah untuk setiapjenis layanan. Variasi lain yang signifikan adalah dengan mengembangkan tarif fleksibel. Pembebanan seluruh unit atau unit-unit terpilih dipilah lebih lanjut ke dalam kelompok-kelompok prioritas dan setiap kelompok dibebankan faktor prioritas untuk merefleksikan nilai relatifnya sebagai pemakai.

è Pengendalian atas sumber daya non keuangan dalam system informasi

    Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Statistik pemanfaatan sangatlah penting, karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem. Downtime merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Faktor nonkuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalah kinerja perangkat lunak.
Auditing Atas Sistem Informasi
    Pendekatan umun yang di ikuti auditor adalah pertama, mendapatkan deskripsi mengenai sistem pengendalian intern, umumnya dengan menggunakan kuesioner pengendalian intern. Selama proses, auditor memasukkan tingkat dimana perusahaan secara aktual menerapkan pengendalian intern seperti yang di dokumentasikan dalam evaluasi pengendalian intern. Terakhir, auditor melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam sistem.
Pemeliharaan dan Modifikasi Sistem
    Salah satu alasan untuk melakukan perubahan adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontinjensi selama tahap perancangan. Bugs adalah kesalahan pemrograman komputer yang tidak dapat dideteksi sampai sistem benar-benar memulai operasi. Seluruh modifikasi sistem harus didokumentasikan secara seksama. Dokumentasi harus mencakup alasan-alasan perubahan, perubahan-perubahan sebenarnya yang dilakukan, dan orang yang mengesahkan perubahan.

Prepare By : fani J

tugas minggu ke 13 (perencanaan sistem)

è Langkah-langkah perencanaan sistem

• Menetapkan suatu kerangka kerja strategi menyeluruh untuk memenuhi kebutuhan

informasi pemakai

• Melibatkan Manajer senior, pemakai senior dan profesional sistem

• Proyek yang diusulkan dievaluasi dan dan diprioritaskan

• Alasan untuk melakukan perencanaan sistem :

− Dihubungkan dengan rencana bisnis

− Menghindari sejumlah kerugian

• Yang merencanakan sistem :

− Steering Committee (SC)􀃆 CIO, CEO, CFO dan Eksekutif Senior

− Tugas SC ; Merupakan penghubung antara tujuan bisnis dan sistem informasi

yang membantu untuk mencapai tujuan tersebut.

• Komponen Laporan :

− Komponen keseluruhan

Berhubungan dengan sumber daya yg akan diperoleh (3-5 tahun)

Meliputi : Personil baru, hardware, software, peralatan telekomunikasi, lokasi

komputer, keamanan

− Komponen Aplikasi

Suatu portfolio yang disetujui dari proposal proyek sistem

Secara luas menyatakan apa saja yang termasuk dalam komponen keseluruhan

• Hubungan dengan Analis Sistem

− Keduanya berhubungan dengan proses mendefinisikan kebutuhan pemakai

− Perbedaannya pada cakupan dan tahap rinci

• Pada perencanaan sistem, suatu sistem yang diusulkan harus layak dan mendukung

faktor strategik. Untuk menilai kedua kemungkinan tersebut maka harus diadakan

evaluasi terhadap faktor kelayakan TELOS dan faktor strategi PDM.

 è Pertimbangan-pertimbangan perencanaan umum

− Technical

Menunjukkan apakah sistem yg diusulkan dapat dikembangkan dan diterapkan

dengan menggunakan teknologi yang ada atau jika membutuhkan teknologi baru

− Economic

Menunjukkan apakah dana yg memadai tersedia untuk mendukung biaya dari

sistem yg diusulkan

− Legal

Menunjukkan apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan

dan kemampuan perusahaan untuk menunaikan kewajibannya

Perencanaan Sistem

Hal. 2

− Operational

Menunjukkan apakan prosedur dan ketrampilan personalia yg ada cukup untuk

mengoperasikan sistem yg diusulkan atau apakah prosedur dan ketrampilan

tambahan akan diberikan

− Schedule

Sistem yg diusulkan harus berlaku dalam suatu kerangka waktu yang logis

è Teknik-teknik perencanaan

- Produktivitas. Mengukur jumlah output yang dihasilkan dari input. Tujuan untuk

mengurangi atau menghapus biaya yang tidak menambah nilai. Diukur dengan

RATIO, misal total biaya tenaga kerja mingguan dibandingkan dengan jumlah

unit yang dihasilkan selama seminggu atau jumlah bahan mentah yang masuk

selama seminggu dibandingkan dengan jumlah barang jadi yang dihasilkan

selama seminggu.

− Diferensiasi. Mengukur seberapa baik suatu perusahaan dapat menawarkan

produknya atau pelayananan yang secara nyata tidak serupa dengan jenis dan

sifat dari produk dan pelayanan para pesaingnya. Dicapai melalui peningkatan

kualitas, keanekaragaman, penanganan khusus, pelayanan cepat, biaya rendah

dan sebagainya.

− Manajemen. Menunjukkan seberapa baik sistem informasi menyediakan

informasi untuk membantu para manajer dalam perencanaan, pengendalian dan

pengambilan keputusan

Prepare By : Fani J

tugas minggu 12 (perencanaan & analisis sistem)

Perencanaan sistem merupakan salah satu tahapan atau fase pengembangan sistem yang pertama,dalam tahap ini menentukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang menyeluruh.Bagian ini melibatkan para manajer atau para senior yang profesional gunamenemukan strategi untuk mendukung rencana yang telh ditetapkan oleh suatu organisasi

Perencanaan Sistem terdiri dari :

Perencanaan jangka pendek ,yaitu jangka waktu dari 1 tahun sampai dengan 2 tahun

Perencanaan jangka panjang,yaitu jangka waktu sampai maksimal 5 tahun.

Dalam Perencanaan sistem harus memperhatikan faktor kelayakan dari rencana tersebut,yang mengutamakan kemungkinan keberhasilan

Dari sistem yang akan dikembangkan.

è Faktor kelayakan harus meliputi kriteria berikut ini:

 Kelayakan Teknik /Technical Feasibility

Kelayakan Ekonomi/Economic Feasibility

Kelayakan Hukum/Legal feasibility

Kelayakan Operasional/Operational Feasibility

Kelayakan Jadwal/Schedule Feasibility

è Langkah –langkah yang dilakukan seorang analis dalam menganalisis Sistem,sebagai berikut :

Identifikasi masalah

J       Persediaan barang yang melebihi stok maksimal

J       Penurunan kwalitas produk

J       Konsumsi bahan yang tidak ekonomis

J       Evaluasi biaya produksi

J       Delivery Order yang terhambat

J       Proses pembuatan bukti transaksi

Memahami sistem yang sedang berjalan / yang sudah ada

J       Penentuan jadwal pengamatan /observasi

J       Penentuan tugas

J       Pengumpulan hasil

Melakukan analisis

J       Analisa kelemahan sistem

J       Analisa standar kerja

J       Analisa dokumentasi

Laporan analisis

J       Laporkan ke manajemen

J       Meminta saran atau masukan

J       Meminta persetujuan

è Teknik-teknik pengumpulan fakta sangat penting untuk medukung memperoleh suatu data yang berupa fakta yaitu kejadian yang sebenarnya,bukan sebuah rekayasa,sebagai berikut:

Mengetahui dan menentukan tujuan pengumpulan fakta

Menentukan jadwal

Menentukan area,wilayah atau batasan

Mengamati secara langsung (tidak berupa data)

Dilakukan secara berulang ulang

Dokumentasi fakta

Prepare By : Fani J

tugas minggu ke 11 (teknologi informasi auditing)

Konsep Auditing System Informasi Auditing system informasi digunakan umumnya untuk menjelaskan perbedaan dua jenis aktivitas yang terkait dengan computer. Seperti untuk menjelaskan proses mengkaji ulang dan mengevaluasi pengendalian internal dalam sebuah system pemrosesan data elektronik. Struktur Audit Laporan Keuangan Tujuan utama dan tanggungjawab auditor eksternal adalah menguji kelayakan dan kebenaran laporan keuangan sebuah perusahaan. Sementara auditor internal melayani manajemen sebuah perusahaan. Dan auditor eksternal melayani para stake holder eksternal. Terdapat dua komponen penting dalam audit yaitu: Pertama, audit interim yang bertujuan menetapkan seberapa besar system pengendalian internal dapat diandalkan, dan biasanya membutuhkan uji kelayakan. Uji kelayakan tersebut adalah untuk mengkonfirmasi keberadaan, menilai efektivitas, dan memeriksa kesinambungan operasi kelayakan telah dinyatakan oleh internal control. Kedua, audit laporan keuangan yang melibatkan uji substantive. Pengujian bersifat substantive adalah verifikasi langsung terhadap angka-angka laporan keuangan, menempatkan keandalan pengendalian internal sebagai hasil jaminan audit interim. Ada Tiga Pendekatan Auditing 1. Auditing Around Computer (Audit Sekitar Komputer) yaitu dimana penggunaan komputer pada tahap proses diabaikan. 2. Auditing Throught Computer (Auditing Melalui Komputer) yaitu dimana pada tahap proses penggunaan komputer telah aktif. 3. Auditing With Computer (Auditing Dengan Komputer) yaitu dimana input, proses dan output telah menggunakan komputer. Berbagai Jenis Audit Sistem Informasi 1. Pendekatan Umum Pada Audit System Informasi Hampir semua pendekatan untuk sebuah audit system informasi mengikuti beberapa variasi dari sebuah struktur tiga tahap. Tahap pertama terdiri atas kajian ulang awal dan evaluasi wilayah yang akan diaudit dan persiapan rencana audit, yang bertujuan menetukan serangkaian tindakan yang akan dilakukan audit dan meliputi keputusan-keputusan yang berkaitann dengan wilayah wilayah tertentu yang akan diinvestigasi, penggunaan tenaga kerja audit, teknologi audit yang akan digunakan, dan pengembangan anggaran waktu dan atau biaya audit itu sendiri. Tahap kedua dalam audit sitem informasi adalah adalah kaji ulang dan evaluasi terperinci. Dalam tahap audit ini, upaya diarahkan pada penemuan fakta dalam bidang atau wilayah yang dipilih untuk di audit. Tahap ketiga dalam audit adalah pengujian. Tahap pengujian sebuah audit menghasilkan bukti kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Uji kepatuhan dilakukan untuk menyediakan jaminan kepastian bahwa ada pengendalian internal dan ia lakukan sesuai yang telah dituliskan dalam dokumentasi sistem. 2. Audit Aplikasi Sistem Informasi Pengendalian aplikasi dibagi menjadi tiga wilayah umum, yaitu input, pemrosesan, output. Audit aplikasi biasanya meliputi pengkajian ulang pengendalian yang ada disetiap wilayah tersebut. Teknologi khusus yang digunakan akan tergantung pada kecerdasan dan sumber daya yang dimiliki auditor. Data pengujian, ITF atau simulasi pararel dapat digunakan untuk pengendalian uji pemrosesan. 3. Audit Pengembangan Sistem Aplikasi Audit pengembangan sistem diarahkan pada aktivitas analisis sistem dan programmer yang mengembangkan dan memodifikasi program-program aplikasi, file, prosedur-prosedur yang terkait. Pengendalian proses pengembangan sistem mempengaruhi keandalan program program aplikasi yang dikembangkan. Tiga wilayah umum yang menjadi perhatian audit dalam proses pengembangan sistem adalah standar pengembangan system, manajemen proyek, dan pengawasan perubahan program. Teknik audit yang sering digunakan untuk masing masing area tersebut adalah kaji ulang dan pengujian dokumentasi-dokumentasi yang terkait. Standar pengembangan system adalah dokumentasi yang berkaitan dengan desain, pengembangan, dan implementasi system aplikasi. Pengembangan manajemen proyek mengukur dan mengendalikan kemajuan selama pengembangan system aplikasi. Manajemen proyek terdiri atas perencanaan proyek dan pengawasan proyek. Rencana proyek adalah pernyataan formal rencana kerja rinci dari proyek tersebut. 4.aplikasi yang dikembangkan dalam sistem aplikasi tertentu. Pengendalian umum yang mengatur operasi computer juga membantu memastikan ketersediaan yang berkesinambungan atas sumber daya pusat pengendalian lingkungan.. Audit dapat pula dilakukan dalam beberapa bidang. Salah satunya adalah yang berkaitan dengan pengendalian lingkungan. System mainframe yang yang berkaitan dengan pusat layanan komputer besar biasanya memiliki persyaratan suhu dan kelembapan khusus. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan karenanya pengendalian juga harus diperhatikan untuk mempertahankan kestabilan sumber daya dan juga menyediakan sebuah alternative sumber daya jika terjadi kegagalan. Pengendalian manajemen atas operasi pusat layanan computer juga bidang yang memerlukan perhatian. Area ini meliputi teknik teknik yang digunakan untuk menganggarkan factor factor beban perlengkapan, statistic penggunaan proyek, anggaran dan kebutuhan perencanaan staf dan rencana akuisisi perlengkapan KESIMPULAN Kesimpulan Auditing Teknologi Informasi Istilah audit sistem informasi digunakan secara umum untuk menggambarkan dua jenis aktivitas yang berbeda yang terkait dengan komputer. Salah satu penggunaan istilah ini adalah untuk menggambarkan proses pengkajian ulang dan pengevaluasian pengendalian internal dalam sistem pemrosesan data eektronik. Jenis kegiatan ini digambarkan sebagai auditing melalui komputer. Penggunaan umum lainnya adalah untuk menggambarkan penggunaan komputer oleh seorang auditor untuk melakukan beberapa pekerjaan audit yang biasanya akan dikerjakan secara manual. Jenis aktivitas ini digambarkan sebagai auditing dengan komputer. Teknologi audit sistem informasi telah berkembang seiring perkembangan sistem komputer. Namun demikian, tidak terdapat teknologi auditing secar keseluruhan. Sebaliknya, terdapat beberapa teknologi yang dapat digunakan dengan cukup baik untuk mencapai tujuan audit. Tekologi yang didiskusikan dalam bab ini antara lain adalah data pengujian, fasilitas uji terintegrasi (ITF), simulasi paralel, dan perangkat lunak audit secara umum. Teknologi-teknologi audit sistem informasi berbada satu sama lain, demikian juga keahlian teknis yang diperlukan untuk menggunakan teknologi-teknologi tersebut. Beberapa teknologi terkait erat dengan biaya yang cukup signifikan untuk diimplementasikan. Pendekatan-pendekatan untuk sebuah audit sistem informasi mengikuti babarapa variasi sebuah struktur tiga-tahap. Tahap-tahap tersebut adalah kaji ulang dan evaluasi awal bidang yang akan diaudit, kaji ulang dan evaluasi terperinci, dan pengujian. Terdapat tiga jenis audit sistem informasi, yaitu audit sistem informasi, audit pengembangan sistem aplikasi, dan audit pusat layanan komputer. Prepare By : fani 